Open space o ufficio privato? Pro e contro di ogni scelta

Nato negli anni '90 con le prime dotcom (le startup del mondo digital) nella Silicon Valley e poi esportato in tutto il mondo, l'open space è diventato ben presto quasi un vero e proprio modello di lavoro. Grandi spazi condivisi, luminosi e arredati con stile si accompagnano, nell'immaginario, a modalità di lavoro più innovative e creative tra i colleghi e i team di lavoro.

Open space o ufficio privato? Pro e contro di ogni scelta

Ma è davvero così?

Gli open space presentano indubbiamente una serie di vantaggi, ma prima di scegliere questo tipo di soluzione, è necessario conoscere tutti i pro e contro e soprattutto avere ben chiare le esigenze lavorative personali e l'organizzazione aziendale.

Vantaggi di un Open Space

Gli open space sono nati con l'obiettivo di favorire collaborazione, condivisione, scambio di idee.

Insomma, una maggiore creatività e socialità nei team, più incentivi a produttività e motivazione.

Lavorare in un open space presenta sicuramente questi vantaggi:

  • Comunicazione orizzontale e informale: un ufficio senza separazioni favorisce la vicinanza e la collaborazione tra colleghi. Migliora inoltre la comunicazione interna destrutturando le gerarchie, pur mantenendo la differenza di ruoli e responsabilità.
  • Maggiore collaborazione e innovazione: il contatto continuo, favorito dallo spazio, tra le competenze, esperienze e attività dei diversi team diventano uno stimolo per la contaminazione di idee e l'innovazione.
  • Socializzazione: la vicinanza e la condivisione dello spazio favoriscono la socializzazione e l'integrazione tra le persone.
  • Flessibilità: lo spazio è facilmente organizzabile in diverse aree funzionali e può essere rinnovato, anche più volte, in modo creativo.
Arredamento di un Ufficio Open Space
Arredamento di un Ufficio Open Space

Svantaggi di un open space

Quali sono le criticità riscontrate da chi lavora in un open space?

Vediamo le principali:

  • Scarsa privacy: lo spazio aperto e condiviso comporta spesso una scarsa o nulla protezione della privacy. Telefonate e incontri possono necessitare di spazi più privati.
  • Inquinamento acustico: uno spazio condiviso crea un sovraccarico sensoriale dato da continui rumori e stimoli acustici.
  • Difficoltà di concentrazione: non solo i rumori, il tono di voce, le telefonate, ma anche gli continui stimoli visivi rendono difficile la concentrazione e possono essere fonte di perdita di tempo e di stress.
Altro modello di Open Space con armadi Lockers
Altro modello di Open Space con armadi Lockers

L'open space fa per me? Le domande da porsi

Valutati i pro e contro di un ufficio open space, la scelta dipende dalla tipologia di attività da svolgere, dalla composizione del team, dal tipo di relazioni instaurate all'interno e verso l'esterno. 

Non esiste una regola aurea: esiste solo la scelta migliore per le proprie necessità lavorative e quindi è importante una attenta valutazione.

Quali sono i principali fattori da analizzare?

  • Tipologia di attività: valutare se la natura del business richiede molte o poche interazioni (fisiche e/o telefoniche) con clienti o fornitori, quanta privacy è necessario mantenere e quanta trasparenza è possibile concedere.  
  • Team: valutare la composizione numerica del team, le diverse funzioni, le sinergie e la necessità o meno di condividere frequentemente attività in maniera flessibile.
  • Relazioni: strettamente legato ai punti precedenti. Valutare quanto sono frequenti le relazioni con clienti e fornitori, oltre a quelle tra team.
Panoramica Open Space con personale al Lavoro
Panoramica Open Space con personale al Lavoro

Arredare un open space per lavorare al meglio

La scelta di organizzare gli ambienti di lavoro in uffici open space è una delle più diffuse negli ultimi anni. Ecco alcuni consigli per organizzare e arredare lo spazio in modo funzionale, confortevole ed efficiente, sfruttando i pro e limitando i contro. 

Per quanto riguarda le postazioni individuali, oltre ad includere una fondamentale sedia ergonomica per una postura corretta, devono essere ampie e fornite di tutti gli accessori e i complementi d'arredo utili. Magari anche di un armadietto dove custodire documenti e materiale personale.

Le soluzioni più utilizzate negli open space sono le scrivanie alte e quelle con schermo divisorio.

La scelta dipende sempre dalle necessità individuali e dalla coerenza ed armonia con il design che si desidera per l'ufficio.

Per garantire un minimo di privacy e proteggere da rumori, è importante prevedere un sistema di pareti divisorie leggere, flessibili e fonoassorbenti, utili anche per organizzare gli spazi in aree funzionali.

Oppure si può puntare sulle pareti divisorie in vetro, che oltre a dividere gli spazi lasciano passare la luce e attutiscono l'inquinamento acustico.

Schermi Divisori in Ufficio per contenere il Coronavirus

La pandemia che si è scatenata quest’anno a livello mondiale ha colpito duramente il cuore produttivo del nostro paese. Le aziende hanno dovuto correre ai ripari accelerando l’applicazione di soluzioni e forme di lavoro a distanza alle quali fino ad oggi si era ricorso solo in rari casi.

Accanto agli spazi open sarebbe opportuno avere sale separate, più piccole, per riunioni o telefonate che necessitano un maggiore livello di privacy.

Se ciò non fosse possibile, una disposizione strategica di pannelli fonoassorbenti può servire egregiamente allo scopo.

Divisione Ufficio propone diversi elementi di arredo in grado di soddisfare ogni tipo di esigenza. Per saperne di più, contattateci utilizzando uno dei riferimenti sottostanti.